Деловая переписка

Письмо-заявление на английском: структура и правила составления letter of application

Данный вид писем используют преимущественно при записи на курсы, поступлении в учебное учреждение или в качестве приложения к резюме

Поэтому здесь важно указать образование и опыт работы, что значительно увеличит шансы на зачисление в желаемый ВУЗ, а также прием на работу

В начале заявления указывается название и адрес компании или учебного учреждения, а при обращении к должностному лицу – имя и должность. По аналогии с другими деловыми письмами, все пункты обращения следует отображать отдельными абзацами.

Изначально указывается цель письма. Далее приводятся аргументы и факты, подтверждающие квалификацию и опыт соискателя

Важно перечислить все образовательные заведения, в которых вы учились. Затем перечисляются причины, по которым вы решили подать заявление в конкретное учебное учреждение или компанию

В заключение необходимо перечислить документы, которые прилагаются к заявке. Обязательно поблагодарите адресата за рассмотрение обращения и выразите надежду на получение быстрого ответа, причем – положительного. Все осталось расписаться и указать ваши контактные данные.

Шаблонные фразы с переводом, которые можно использовать при составлении письма-заявления:

I am writing with regard to… – Я пишу в связи с…

I am writing to apply for… which I saw advertised in… – Я пишу, чтобы подать заявку на…, объявление, которое я увидел в…

I would like to be considered for a place on the course in… – Я прошу рассмотреть мое заявление о поступлении на обучающий курс в…

I would like to express my interest for… – Я выражаю свою заинтересованность в…

Упоминание об образовании (квалификации):

• I have completed the following courses… – Я окончил следующие курсы…
• I have passed/taken examination… – Я сдавал экзамен на…
• I hold a degree/certificate in… – У меня есть научная степень/сертификат в…
• My degree is in English – Моя научная степень в сфере английского языка

Сопроводительные документы, которые прилагаются к заявлению:

• I have attached all the other necessary documents like… – Я прилагаю все необходимые документы, такие как…
• I enclose a copy of my diploma/degree in… – Я прилагаю копию диплома/аттестата о получении научной степени в сфере…
• Please find enclosed a copy of my diploma/degree… – Пожалуйста, ниже прилагаются копии моего диплома/аттестата (научной степени)…

Заключительные фразы:

• I very hope that you will consider me for entry to… – Я очень надеюсь, что вы рассмотрите мою кандидатуру на поступление в…
• I would be glad to attend an interview at any time convenient to you – Я буду рад пройти собеседование в любое удобное для вас время
• I hope you take a favorable decision regarding my application for… – Я надеюсь на положительное решение относительно моего заявления о…

Письмо благодарность

Всегда найдется, за что поблагодарить человека: за оказанную услугу или приглашение на мероприятие, за отсрочку платежа и сдачу отчета. Принципы все те же: краткость, лаконичность и официоз.

Пример письма благодарности

Как написать ответ

Логично, что целью данного письма является ответ на все интересующие отправителя вопросы. Дайте понять, что вы – компетентны и сможете в будущем вести подобные переговоры. 

Ключевые моменты в написании ответного письма:

• дайте понять, кто вы и какую должность занимаете/в какой сфере работаете;
• обозначьте цель письма;
• ответьте на все поставленные вопросы;
• если в каком-то моменте сомневаетесь, напишите, что переадресуете вопрос.

Структура письма не меняется.

Для удобства мы занесли наиболее распространенные слова связки в деловой переписке в таблицу.

Русский	Английский
Извините за беспокойство	Excuse/Sorry for troubling
Добрый день	Good day/good afternoon
Здравствуйте	Hello
Уважаемые господа	Ladies and gentlemen
Прилагаю во вложении	Enclose in the attachment
Заявление во вложении	Attachment statement
Отправляю вам	Send you
Прошу вас	I ask you to
Надеюсь, у вас все хорошо	I hope things are well with you
Прошу прощения за задержку с ответом	Sorry for the delay in replying
Пожалуйста, дайте знать ваше мнение	Please let me know what you think
Пожалуйста, подтвердите	Please confirm
Хотелось дать вам знать	This is just to let you know that
Нам приятно сообщить вам	We are pleased to inform you
Пишу вам просить об одолжении	I’m writing to ask you a favor
Пожалуйста, дайте знать, если возникли вопросы	Please let me know if there are any questions
Спасибо за интерес к нашему продукту/услуге	Thank you for your inquiry about our product

12345Проголосовало 1 чел.

Как написать деловое письмо на английском языке, используя стандартные фразы-клише

1. Оpening sentence (вступление, в котором ссылаются на предыдущую коммуникацию):

Спасибо за ваше письмо от (числа)

Отвечая на ваше письмо…

I apologise for not getting in contact with you before now…

Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам…

Thank you for your letter of the 5th of March.

Спасибо за ваше письмо от 5 Марта.

With reference to your letter of 23rd March.

Относительно вашего письма от 23 Марта.

With reference to your advertisement in «The Times».

Относительно вашей рекламы в Таймс.

2. Описание цели делового письма:

Я пишу вам, чтобы узнать…

I am writing to apologise for

Я пишу вам, чтобы извиниться за…

I am writing to confirm

Я пишу вам, что бы подтвердить…

I am writing in connection with

Я пишу вам в связи с …

We would like to point out that…

Мы хотели бы обратить ваше внимание на … 3

Используйте следующие фразы, чтобы попросить адресата о чем-либо:

3. Используйте следующие фразы, чтобы попросить адресата о чем-либо:

Не могли бы вы…

I would be grateful if you could …

Я был бы признателен вам, если бы вы …

I would like to receive

Я бы хотел получить……

Please could you send me…

Не могли бы вы выслать мне…

4. Следующие фразы покажут адресату, что вы согласны с оговоренными условиями:

Я был бы рад …

I would be happy to

Я был бы счастлив…

I would be glad to

Я был бы рад…

5. При помощи данных фраз-клише вы сможете сообщить адресату плохие известия:

К сожалению…

I am afraid that …

Боюсь, что…

I am sorry to inform you that

Мне тяжело сообщать вам, но …

We regret to inform you that…

К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

6. Какой фразой лучше всего указать на вложения к письму:

Мы с удовольствием вкладываем…

Attached you will find …

В прикрепленном файле вы найдете…

We enclose …

Мы прилагаем…

Вы найдете прикрепленный файл…

Читайте материал по теме: Как избавиться от русского акцента в английском

7. Показать свою благодарность можно следующими фразами-клише:

Спасибо за ваше письмо

Thank you for enquiring

Спасибо за проявленный интерес…

We would like to thank you for your letter of …

Мы хотели бы поблагодарить вас за…

8. Сделать плавный переход с одной темы на другую можно, используя такие выражения как:

Мы так же хотели бы сообщить вам о…

In answer to your question (enquiry) about …

В ответ на ваш запрос

I also wonder if…

Меня также интересует…

9. Уточнить детали по интересующему вопросу можно, с помощью фраз:

Я немного не уверен в …

I do not fully understand what…

Я не до конца понял…

Could you possibly explain…

Не могли бы вы объяснить…

10. Проинформировать собеседника о чем-либо:

Я пишу, чтобы сообщить о …

We are able to confirm to you…

Мы можем подтвердить …

I am delighted to tell you that…

Мы с удовольствие сообщаем о …

We regret to inform you that…

К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

11. Сообщить о том, что вы готовы помочь партнеру в какой-либо ситуации:

Могу ли я (сделать)…?

If you wish, I would be happy to…

Если хотите, я с радостью…

Let me know whether you would like me to…

Сообщите, если вам понадобится моя помощь.

12. Напомнить адресату о встрече, договоренности, или о том, что вы ожидаете его скорейшего ответа на письмо:

Я с нетерпением жду,

hearing from you soon

когда смогу снова услышать вас

meeting you next Tuesday

встречи с вами в следующий Вторник

seeing you next Thursday

встречи с вами в Четверг

13. Подпись:

С уважением…

Yours faithfully,

Искренне Ваш (если имя человека Вам не известно)

Yours sincerely,

(если имя Вам известно)

Читайте материал по теме: Лучшие способы выучить английский язык

Официальное прощание на английском

Следующие примеры прощания подойдут для официальных разговоров:

• когда вы покидаете рабочее собрание;
• заканчиваете рабочее интервью;
• прощаетесь с коллегами старше по должности в конце рабочего дня;
• общаетесь с различными категориями клиентов (новые, вип, недовольные и пр.);
• заканчиваете беседу с людьми старше себя.

В подобных ситуациях следует выбирать более формальный тон, чтобы показать свое уважение. Используйте следующие примеры прощаний:

Хорошего дня! Have a good day!

С вами приятно беседовать. Но я должен идти…. It was wonderful to talk to you. I must be going. I’ve got to ____.

Если вы переписываетесь с кем-то в чате или разговариваете по телефону, данная фраза послужит очень вежливой формой прощания. Все мы чем-то заняты и вынуждены переключаться с одного дела на другое, поэтому такая форма будет наиболее уместна и вежлива.

Выражение I’ve got to – простой способ объяснить причину окончания разговора:

• I`ve got to join a conference call in 5 minutes. Я должен присоединиться к конференции через 5 минут.
• I’ve got to pick up kids from school. Мне надо забрать детей из школы.
• I’ve got to share this information with my boss. Мне необходимо донести эту информацию до босса.

Вы можете назвать любую причину, но важно, чтобы она была правдивой!

Было здорово пообщаться с вами. С нетерпением буду ждать следующей встречи (или разговора). It was great to talk with you. I look forward to seeing you again soon (or talking with you again soon).

Вместо банального Good bye используйте данное выражение, чтобы закончить разговор на позитивной ноте. Может употребляться как в беседе тет-а-тет, так и в телефонном разговоре. 

Что такое неформальное английское письмо?

Личные письма (informal letters) обычно пишут людям, которых хорошо знают (друзьям, родственникам и т.д.). Соответственно, в них можно поделиться актуальными новостями, обсудить личные вопросы, пошутить, использовать неформальную лексику (сленг, жаргон, уменьшительно-ласкательные обращения и т.п.), что недопустимо при написании официального письма.

Личное письмо также используется для того, чтобы спросить какую-то информацию, поздравить с праздником, попросить совета/дать совет. Дружеское письмо может быть написано не только старому другу, но и новому, неизвестному другу. Тон письма должен показывать вашу дружескую любовь и заботу.

Конец письма

Закончив описывать все радужные перспективы сотрудничества (как вариант), следует грамотно завершить письмо. Не сделаете этого – вас посчитают непрофессиональным и грубым. Можно также поблагодарить получателя (обязательно найдите, за что) и добавить несколько вежливых фраз.

Фразовые клише для прощания

Thank you for your patience and cooperation. Спасибо за терпение и сотрудничество.

If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. Если у вас возникли вопросы или проблемы, не стесняйтесь и дайте знать.

Regards/Kind regards/Sincerely. С уважением.

Warm regards. С наилучшими пожеланиями.

Как начать неформальное письмо?

Как и любой другой вид письма, неофициальное содержит определенные обязательные части. Конечно же это приветствие и прощание. Начните со слова Dear (дорогой) + имя человека, которому пишете. Также (особенно в е-мейлах) можно начать со слова Hi + имя человека.

Например: Dear Bob, или Hi Bob. Не обращайтесь к человеку по фамилии или Mr, Mrs. Это звучит слишком официально и даже нелепо в сочетании с Dear.

В неофициальном письме часто ставят запятую после имени, а сам текст письма начинается с новой строки

В таком случае важно сохранить стиль, то есть, если вы использовали запятую в начале, то повторите этот прием в конце письма, прощаясь

Прощаемся на иностранном

Иностранные прощания:

 Иногда вы можете услышать что-то вроде итальнского ‘ciao’, испанского ‘adios’ или ‘hasta la vista’, или французского ‘au revoir’ (которого в шутку могут заменить на ‘olive oil’ или ‘au reservoir’) или даже нашего родного ‘doozviiidaniya’, которым ваш англоязычный друг захочет удивить вас перед расставанием.

Бонус!
Два крокодильих прощания:

• see you in a while, crocodile
• see you later, alligator

еще вариант крокодильего диалога:

see you later, alligator! (на что принято отвечать: after while, crocodile! — чао, гамадрил!)

Характерно для двух парней-американцев в боевом настроении.

Подсказки по написанию делового письма

При написании вашего письма важно придерживаться простоты и целенаправленности, чтобы смысл вашего письма был ясен.
Используйте простые и сжатые слова вместо укоренившихся.
Лучший способ начать письмо — указать цель в самом начале. Это называется прямым подходом, и он устанавливает тон для последующего текста письма, захватывая интерес читателя.
Однако, если ваше письмо доставляет плохие новости, прямой подход нецелесообразен

Вместо этого используйте косвенный, указывая плохие новости во втором или третьем абзаце письма.

Приветствие в деловом письме и вступительная часть письма должны быть вежливыми
Всегда уделяйте внимание усилиям и чувствам читателя.
После вступления необходимо указать детали проблемы.
Укажите необходимую информацию о проблеме и вариант ее решения.
Сообщите читателю о причинах принятого решения.

Соблюдайте одинарный интервал и оставляйте двойные пробелы между абзацами, выровняйте свое письмо по левому краю (block style – выключка строк до конца влево). Придерживайтесь коротких предложений и четких абзацев.
Будьте откровенны и уважайте время своего читателя: ваш читатель занят делом, поэтому переходите прямо к делу без «воды».
Используйте шрифты «Arial», «Times New Roman», «Courier New» или «Verdana»
Размер шрифта должен быть 10 или 12. Используйте поля 2,5 см или 1 дюйм со всех четырех сторон.
Всегда ставьте преимущества читателей перед своими. Вместо того, чтобы говорить о том, что вы ожидаете от них для себя, укажите то, что вы можете им предложить.
Будьте осторожны и внимательны с именем и названием компании получателя.

Выдерживайте разговорный тон, но сохраняйте профессиональную подачу информации; не будьте чрезмерно формальными.

Избегайте жаргона, самоуверенности, высокомерия и бахвальства.
В письме  используйте действительный залог и личные местоимения.
Всегда заканчивайте  письмо запросом на действие.
Оставьте пустую строку после приветствия и перед заключительной частью. Двойной отступ между последним предложением и концовкой письма.
При необходимости, оставьте 4 или 5 отступов для собственноручной подписи.
Деловые письма должны всегда печататься на белой бумаге формата A4, а не на цветной или на каких-либо личных канцелярских бумагах.
Заканчивайте письмо также профессионально и вежливо.

И еще раз, не забудьте перепроверить письмо на наличие ошибок (хотя бы 2 раза).

О чем писать в неформальном письме?

Далее идет само «тело» письма. Его содержание зависит от тематики общения. Однако чаще всего мы отвечаем на другое письмо. С этого и начнем.

• How are you? – Как дела?/ Как ты?
• How is your family? – Как твоя семья?
• Thank you/Many thanks for your (recent/last) letter/postcard. – Спасибо/Премного благодарен за (недавнее/последнее) письмо / открытку.
• I hope you are well. – Надеюсь, ты впорядке.
• I was so surprised to hear that… – Я был удивлен услышать, что …
• It was good / nice / great to hear from you again. – Было хорошо / приятно / прекрасно получить весть от тебя снова.

Если давно не общались, подойдут следующие фразы:

• It’s ages since I’ve heard from you. I hope you’re well/you and your family are well. – Лет сто ничего не слышал от тебя. Надеюсь, ты в порядке/ты и твоя семья в порядке.
• I’m sorry I haven’t written/haven’t been in touch for such a long time. – Извини, что не писал/не поддерживал связь так долго.

Популярные фразы прощания

Bye

Пожалуй, самый распространенный вариант прощания. Универсален и говорится всеми. Двойной вариант — ‘bye-bye’ – часто говорится детьми или людьми в веселом расположении духа.

See you later / Talk to you later

Чаще по телефону. Увидимся позже! или Поговорим потом! Универсальное прощание – подходит для любой ситуации. В смсках сокращается до CUL8R (кстати, можно написать это другу, который хвастается, что уже хорошо говорит по-английски, чтобы его озадачить).

Later

К нему можно прибавлять обращения вроде dear, fella (от fellow – «чувак»), man (дружище, братан). Типичное прощание двух американцев в баре:
— Later.
— Later, man. Take care.

Have a good one

Говорится вместо «Have a good day» или «Have a good week». Вы говорите это, чтобы изобразить из себя дружелюбного и приятного человека, однако есть люди, которых подобное обращение выводит из себя (они считают, что нужно называть вещи своими именами и говорить day). Так что будбте начеку!

Keep in touch

Прощание с человеком, которого вы не рассчитываете увидеть, по крайней мере в ближайшее время. Подразумевается, что вы просите его писать, звонить и не пропадать. Однако зачастую это обращение носит исключительно вежливый характер и является аналогом русского «созвонимся как-нибудь» или «надо бы когда-нибудь пересечься».

All right then

Прощание, характерное для американцев-южан. Аналогично непереводимому русскому набору слов, который мы частенько не задумываясь бормочем в конце разговора: «ну все тогда, давай. Ну пока. Ну, давай. Ага. Давай». Что, вы так никогда не говорите? Не верю!

Деловое письмо на английском фразы, клише

Написать официальное письмо на английском легко, если вы знаете клише и фразы для делового письма и умеете ими пользоваться

Мы подобрали наиболее популярные фразы, используемые в бизнес переписке . Более подробный список фраз для деловых писем Вы найдете в нашей статье “Фразы для деловой переписки на английском”. Также можно использовать готовые клише из наших примеров деловых писем.

Фразы и клише для деловой переписки на английском с переводом

Фраза на английском	Перевод на русский
It is very kind of you to	Очень любезно с Вашей стороны
We enclose	Мы прилагаем
We are sorry	Мы сожалеем
Unfortunately	К сожалению
With reference to your	Относительно Вашего
As you requested	По Вашей просьбе
According to	В соответствии с
Please let me know	Пожалуйста, сообщите мне
Thank you for responding to my offer	Спасибо, что откликнулись на мое предложение
We look forward to hearing from you soon	Надеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем
Thank you for responding to my offer	Спасибо, что откликнулись на мое предложение

Сокращения в бизнес переписке

Для того чтобы сохранить краткость сообщения и сэкономить время, люди иногда используют в письмах сокращения для бизнеса . Ниже приведены примеры наиболее распространенных из них.

Но используйте такие сокращения осторожно, так как не все люди с ними знакомы и вас могут неправильно понять

Аббревиатура	Фраза полностью	Перевод на русский
AFAIK	as far as I know	насколько мне известно
BTW	by the way	кстати
COB	close of business	окончание рабочего дня
FYI	for your information	к Вашему сведению
JIT	just in time	вовремя
IOW	in other words	другими словами, иначе говоря
LT	lead time	время выполнения заказа
NRN	no reply needed	ответ не требуется
OTOH	on the other hand	с другой стороны
WIP	work in process	проект в стадии разработки
OS	Operating system	операционная система
OTL	Over The Line	сверх положенного

Адрес электронной почты на английском языке

Первая часть электронного адреса (мы сейчас говорим об адресах деловых, не личных) состоит из фамилии и инициалов человека, к которому вы обращаетесь, или названия отдела/подразделения, или, возможно, его сокращения.

Вторая часть , которая следует сразу за знаком @ (произносится at), – это название ISP (провайдера интернет-услуг), организации или сокращения этого названия.

Обычно последняя часть адреса включает в себя название домена в зависимости от типа организации (например, .co для company, .ac – academic – для университета) или названия страны, из которой отправлено сообщение (например, .no для Норвегии, .uk для Великобритании и т. д.).

Вот несколько других примеров названий доменов:

• .biz – бизнес;
• .gov – правительственная организация;
• .org – некоммерческая организация (например, благотворительная организация);
• .pro – профессия (например, медицина, право)

Советуем Вам также руководствоваться этими принципами при создании своего рабочего электронного ящика.

Клише деловых писем

В силу особого формата данной статьи, описанные ваше интервалы между абзацами не соблюдены. Надеемся, вы простите нам данный нюанс.

Представление нового сотрудника. Introduction of a new colleague.

Dear :

I want to take this opportunity to inform you that will soon be joining us as the in the . will be taking over from and will begin work on .

has been the of the at for years and we are delighted that has decided to join our company at this stage of our development.

is a person of and I have no doubt will contribute significantly to all aspects of our work here.

I hope all of you will try to make feel welcome here as becomes accustomed to new position.

Sincerely yours,

Первое напоминание о неуплате. First reminder of an unpaid invoice.

Dear :

I am writing to remind you that we have not yet received payment for invoice for , due on . I am enclosing a full statement of your account as of and a copy of the invoice.

Should you have any questions about your account, please do not hesitate to contact me.

Sincerely,

Шаблонные фразы с переводом, которые можно использовать при составлении письма-просьбы:

I am writing to request your permission for… – Я пишу, чтобы получить ваше согласие на…

I would be most grateful if you could… – Я был бы крайне благодарен вам, если бы вы…

I am writing to ask if you would be so kind as to… – Я пишу, чтобы спросить, не будете ли вы столь добры…

I am writing to request your assistance concerning the matter of… – Я пишу, чтобы попросить у вас помощи касательно вопроса о…

I would appreciate it if you could… – Я буду признателен, если вы…

I wonder if you could possibly help me… – Я интересуюсь, не могли бы вы помочь мне…

I wonder if I request your valuable advice on… – Я интересуюсь, могу ли я просить вашего совета относительно…

Заключительные фразы:

I must apologize for troubling you with this matter – Я извиняюсь, что потревожил вас по данному вопросу

I hope that my request will not inconvenience you too much – Я надеюсь, что моя просьба не доставит вам большого неудобства

I hope that you will forgive me for taking up your valuable time – Надеюсь, вы простите меня, что отнял ваше драгоценное время

Thank(ing) you in advance for your kind cooperation – Заранее благодарю вас за любезное сотрудничество

I look forward to hearing from you as soon as possible – С нетерпением жду от вас скорого ответа

Как написать деловое письмо на английском без ошибок

Мы рассмотрели, как написать деловое письмо на английском, используя общепринятые шаблоны и наиболее распространенные фразы-клише

Однако чтобы выстроить долгосрочные деловые отношения, важно подойти к написанию письма на английском ответственно. Даже если вы отправите деловое письмо с логотипом вашей организации, на фирменном бланке, в стильном конверте, но при этом допустите ошибку, коммуникация с партнерами не будет выстроена

Ошибка 1. Деловое письмо на английском содержит много воды

Чтобы деловое общение было максимально эффективным, проследите, чтобы объем текста был не больше стандартной страницы А4 и его можно было прочитать сразу же на «одном экране».

Важно, чтобы письмо вызвало интерес у адресата с самого начала его прочтения. Иначе человек не только не станет отвечать вам, но просто не захочет дочитывать письмо до конца и вникать в его смысл

В той ситуации, когда с помощью делового письма на английском вы общаетесь с хорошим деловым партнером, которого давно знаете, краткость также будет способствовать поддержанию дружественных деловых отношений. Потому что в 21 веке самым ценным ресурсом является время. Не отнимайте его у делового партнера, отправляя ему длинные нечитабельные письма. Покажите ему свое уважение через краткое и лаконичное письмо. А для этого всегда делайте вычитку текста перед его отправкой. Так вы сможете не допустить появление неловких ситуаций, когда в тексте делового письма присутствуют фразы с подтекстом или неприемлемые выражения.

Ошибка 2. Приносить плохие новости

Говорить о плохом в самом начале письма — не самый лучший вариант начала деловой беседы, поэтому лучше не начинать деловое письмо на английском с таких фраз как «Unfortunately, I am afraid that», «I am sorry to inform you that», «We regret to inform you that» и прочее.

Даже если вам необходимо сообщить адресату о появившихся трудностях, ни в коем случае не делайте это сразу же после приветствия. В противном случае у вашего «Dear Mr. Smith» возникнет четкая ассоциация ваших писем с негативными событиями.

Ошибка 3. Сокращения

Недопустимо использовать в деловой переписке сокращения, даже если они уменьшают время прочтения письма. Такие аббревиатуры подходят исключительно для личного общения.

Например, нельзя использовать следующие сокращения:

• CU (рус. Увидимся).

• thx/TX (рус. спасибо)

• RUOK? (рус. Ты в порядке?).

• FYI (рус. для сведения).

Подобные аббревиатуры можно применять только в электронных деловых письмах, при условии, что вы хорошо знаете собеседника и уверены, что он поймет использованное вами сокращение.

В деловой английской переписке строго запрещается использовать смайлики. Включив их в ваше деловое письмо на английском, вы заработаете репутацию компании, которая относится к деловому партнеру несерьезно и безответственно.

Ошибка 4. Не уведомить адресата о вложениях

Как написать деловое письмо на английском с прилагаемыми файлами, чтобы адресат не обратил на них внимание? Просто не уведомляйте его о вложениях! Даже если вы отправляете деловое письмо в бумажном варианте с вложениями, вы должны дать краткое описание прилагаемых документов, которые могут быть достаточно объемными. Что уже говорить об электронных письмах, в которых вы не стали уведомлять собеседника о вложениях? Можно считать, что с вероятностью до 99 % адресат не станет просматривать их

Поэтому, чтобы уведомить собеседника о вложениях, используйте следующие фразы:

• We enclose / are enclosing (рус. Мы прилагаем / вкладываем…).

• We are sending you … under separate cover (рус. Мы отправляем вам … в отдельном документе).

• Please enclose … with your reply (рус. Пожалуйста, приложите/вышлите … с ответом).

• Enclosed you will find a copy of the contract… (рус. Во вложениях вы найдете копию контракта …).

Ошибка 5. Включать в письмо неуместные шутки

Сарказм и ирония будут восприняты адресатом как невежество. Деловое письмо на английском — не место для юмора и иронии.

Ошибка 6. Изменять формат письма

Не стоит форматировать деловое письмо, внося изменения в цвет текста, или использовать необычные шрифты. Стремясь достичь большей оригинальности, вы лишь получите репутацию легкомысленного делового партнера.

Ошибка 7. Нарушение субординации

Включать в деловое письмо на английском фразы «Best wishes / Best regards» (Всего хорошего), когда вы общаетесь с деловым партнером, неприемлемо. Несмотря на то, что вы можете переписываться с партнером ежедневно по электронной почте, это не значит, что человек стал вашим близким другом. Формальное общение допускает использование стилистически нейтральной фразы «Yours faithfully» (когда вы не знаете имени адресата) и «Yours sincerely» (когда имя адресата известно).

Формат записи адреса

По правилам, структура письма на английском языке начинается с указания адресов получателя/отправителя и даты. Поэтому для начала разберем именно эти пункты.

Отправитель

Помимо конверта, адрес отправителя может располагаться в правом верхнем углу письма. Для передачи русских обозначений не пользуются переводом слов, так как писать адрес на английском следует транслитерацией. То есть, русские слова записывают латинскими буквами. Исключение делают только для названия страны и известных городов.

Smirnova Rimma ul. Komsomolskaya, d. 8, kv.37 g. Ekaterinburg Russian Federation 620118

Bulygin Dmitry ul.Lenina, d.15, kv.12 g. Vsevolzhsk Leningradskaya obl. Russian Federation 188640

Дата

После данных отправителя располагается дата. Ее формат может быть разным, но в последнее время наблюдается тенденция не использовать записи с порядковыми числительными. Чаще всего встречается вариант с цифровым обозначением дня и года, и указанием месяца в полном или сокращенном виде.

20 October, 2017

October 20, 2017

20 Oct. 2017

Также допускается полностью числовое обозначение даты в письме

Но, при этом важно помнить, что в Америке в таких записях первым идет указание на месяц

• 07.10.2017 – 7 октября 2017 (английское восприятие)
• 07.10.2017 – 10 июля 2017 (американское восприятие)

Чтобы не возникало расхождений, рекомендуется пользоваться обозначениями с полным или сокращенным написанием названия месяца, которые приведены выше.

Получатель

Адрес получателя письма пишут по левой стороне, непосредственно перед началом основного текста.

Если мы пишем письмо из России в Англию, то построение адресной записи происходит по следующему принципу:

• Имя и фамилия, или название учреждения;
• № дома, название улицы, № квартиры или офиса;
• Город и почтовый индекс;
• Указание страны.

Рассмотрим примеры того, как выглядит адрес в английском для личной переписки или деловой корреспонденции с учреждением.

Jack Addington 7 Abby road, apt. 3 London SW19 2LZ England

The British Museum, Great Russell Street, London WC1B 3DG, United Kingdom

В деловом письме конкретному человеку перед личными данными ставится соответствующее обращение: Mr, Ms и т.п.

Как закончить неофициальное письмо?

Конечно же после того, как мы всем поделились, обо всем рассказали, на все вопросы ответили, нужно логически закончить письмо, нельзя его просто оборвать. Для этого у нас также есть некоторые заготовочки, традиционные фразы.

Скажите, почему вы заканчиваете письмо:

• Unfortunately, I need to / have to go. – К сожалению, мне нужно / я должен идти.
• It’s time to finish. – Пора заканчивать.
• Anyway, I must go and get on with my work! – В любом случае, мне нужно идти и справляться с работой.

Передайте привет или скажите о следующей встрече/письме:

• Give my love / regards to… / Say hello to… – Передавай привет…
• Anyway, don’t forget to let me know the dates of the party. – В любом случае, не забудь сообщить мне о датах вечеринки.
• We must try and meet up soon. – Нужно постараться встретиться скоро.
• I can’t wait to hear from you. – Не могу дождаться вестей от тебя.
• Look forward to seeing you again. – С нетерпением жду встречи с тобой снова.
• Hope to hear from you soon. – Надеюсь, скоро услышимся.
• See you soon. – До скорой встречи

И в заключение не забываем о традиционном пожелании с новой строки

• Love,/Lots of love, – С любовью,
• All the best, – Всего наилучшего,
• Take care, – Береги себя,
• Best wishes, – С наилучшими пожеланиями.

Большая и дружная семья EnglishDom